Dati personali e dati sensibili: privacy negli asili nido e nelle scuole dell'infanzia
In questi giorni scuole ed asili nido sono alle prese con le iscrizioni, e di conseguenza con il trattamento di una mole di dati personali e sensibili dei bambini e dei loro genitori. Cosa dicono le normative’ che cosa può essere divulgato e che cosa no?
La raccolta dei dati personali e sensibili
Per prima cosa è necessario capire bene la differenza fra dati personali e dati sensibili: sono i dati con cui asili nido e scuole hanno più spesso a che fare.
DATI PERSONALI: Qualsiasi informazione che riguardi persone fisiche (come un bambino o un’educatrice) identificate o che possono essere comunque identificate tramite ulteriori dati. Ad esempio, sono dati personali: il nome e cognome, l’indirizzo di residenza, il codice fiscale, la fotografia di una persona o la registrazione della sua voce, l’impronta digitale o i dati sanitari.
DATI SENSIBILI: Qualunque dato che può rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose o di altra natura, le opinioni politiche, l’appartenenza a partiti, sindacati o ad associazioni, lo stato di salute e la vita sessuale.
Gli enti gestori dei servizi educativi sono autorizzati dal Garante a raccogliere i dati necessari per l’iscrizione dei bambini, ma devono prestare particolare attenzione alle informazioni che richiedono. I moduli di iscrizione, ad esempio, non possono includere la richiesta di informazioni personali eccedenti e non rilevanti (ad esempio lo stato di salute dei nonni o la professione dei genitori).
Particolare attenzione deve essere prestata inoltre all’eventuale raccolta di dati sensibili. Il trattamento di questi dati richiede infatti speciali cautele e può essere effettuato solo se i dati sensibili sono indispensabili per l’attività istituzionale svolta.
In ogni caso, la legge prescrive che la raccolta di informazioni personali, o anche sensibili, è consentita soltanto se i genitori (nel caso di minori) sono stati preventivamente informati sulle modalità di trattamento e conservazione dei dati raccolti e sulle misure di sicurezza adottate, ed hanno accettato con esplicito consenso.
Approfondiamo a tale proposito la terminologia utilizzata dal legislatore:
Cosa si intende per “Consenso”? Cosa si intende per “Autorizzazione” da parte del Garante?
CONSENSO: La libera manifestazione di volontà dell’interessato con cui questi accetta espressamente un determinato trattamento dei suoi dati personali, del quale è stato preventivamente informato. È sufficiente che il consenso sia “documentato” in forma scritta (ossia annotato, trascritto, riportato dal titolare o dal responsabile o da un incaricato del trattamento su un registro o un atto o un verbale), a meno che il trattamento riguardi dati “sensibili”; in questo caso occorre il consenso rilasciato per iscritto dall’interessato.
AUTORIZZAZIONE: è un provvedimento adottato dal Garante con cui il titolare del trattamento in ambito privato (ad esempio la scuola) viene autorizzato a trattare determinati dati “sensibili” o giudiziari, per gli scopi specificati senza dover chiedere ogni volta singolarmente un’apposita autorizzazione al Garante
L’uso dei dati. Quando è ammesso l’uso di dati sensibili? Ecco alcuni esempi:
- I dati sulle origini razziali ed etniche possono essere trattati dalla scuola per favorire l’integrazione degli alunni stranieri
- I dati sulle convinzioni religiose possono essere usati al fine di garantire la libertà di culto
- I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere trattati per l’adozione di specifiche misure di sostegno per i bambini disabili o con disturbi di apprendimento; per la partecipazione alle visite guidate e ai viaggi di istruzione
- Le opinioni politiche possono essere trattate dalla scuola esclusivamente per garantire la costituzione e il funzionamento degli organismi di rappresentanza
- Il trattamento di dati sensibili e giudiziari è previsto per tutte le attività connesse ai contenziosi con gli alunni e con le famiglie (reclami, ricorsi, esposti, provvedimenti di tipo disciplinare, ispezioni, citazioni, denunce all’autorità giudiziaria, etc.), e per tutte le attività relative alla difesa in giudizio delle istituzioni scolastiche
- I servizi educativi e le scuole che offrono il servizio mensa possono trattare i dati sensibili degli alunni indispensabili per la fornitura di pasti nel caso in cui debbano rispondere a particolari richieste delle famiglie legate, ad esempio, a determinati dettami religiosi o a specifiche condizioni di salute
La comunicazione
Per comunicazione si intende: Far conoscere dati personali a uno o più soggetti determinati (che non siano l’interessato, il responsabile o l’incaricato), in qualunque forma, anche attraverso la loro messa a disposizione o consultazione.
Il diritto–dovere di informare le famiglie sull’attività e sugli avvenimenti della vita scolastica deve essere sempre bilanciato con l’esigenza di tutelare i minori. È quindi necessario evitare di inserire, nelle circolari e nelle comunicazioni generali, dati personali che rendano identificabili, ad esempio, i bambini coinvolti in casi o vicende particolarmente delicate. Gli avvisi messi on line devono avere carattere generale, mentre alle singole persone ci si deve rivolgere con comunicazioni riservate di carattere individuale.
Si deve prestare particolare attenzione a non diffondere dati idonei a rivelare lo stato di salute, ad esempio, pubblicando on line una circolare contenente i nomi dei bambini portatori di handicap. Occorre fare attenzione anche a chi ha accesso ai nominativi degli allievi con disturbi specifici dell’apprendimento (DSA), limitandone la conoscenza ai soli soggetti legittimati previsti dalla normativa, ad esempio educatori o insegnanti di sostegno che devono predisporre il PEI.
Non si può pubblicare sul sito del nido/della scuola, o inserire in bacheca, il nome e cognome dei bambini i cui genitori sono in ritardo nel pagamento della retta o del servizio mensa; né può essere diffuso l’elenco dei bambini, appartenenti a famiglie con reddito minimo o a fasce deboli, che usufruiscono di qualsiasi tipo di agevolazione. In questo modo si evita che soggetti non legittimati possano venire a conoscenza di informazioni idonee a rivelare la situazione economica delle famiglie dei bambini.
Nidi e scuole possono pubblicare sui propri siti internet l’organigramma e l’elenco dello staff educativo e ausiliario, ma l’elenco deve contenere solo i dati strettamente necessari, come il nome, il cognome, eventuale foto, e solo su espresso consenso degli interessati. È invece illecita, perché eccedente le finalità istituzionali perseguite, la pubblicazione dei numeri di telefono e degli indirizzi privati dello staff.
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